目次
エコプロコート代表 伊藤 です。
一昨日、都心でも少しまとまった雪が降り、業務への影響を心配しましたが、無邪気な子供達が作ったであろう小さな雪だるまを目にして、ほっこりした気持ちになりました。
さて、
本日は前回の続き（Part.2）として「会議」について掘り下げていきます。
＜参考記事＞
会議を見てわかること
「会議は組織（会社、部署、チーム）の縮図を凝縮したもの」と言われています。
意見が出ない会議 ≒ 意見が出ない会社、部署
結論が出ない会議 ≒ 結論が出ない会社、部署
雰囲気が悪い会議 ≒ 雰囲気が悪い会社、部署
こういった会議になる大きな原因として、その会議自体の「目的」が共有されていない事があげられます。
その会議の主宰者は誰で、何の為にメンバーを招集しているのか？
こういった基本的な「目的」の必要性は、会社や部署にも通じます。
「会議は組織（会社、部署、チーム）の縮図を凝縮したもの」と言われる由縁はここにあるのだと思います。
自己修練の場としての会議
前回記事で紹介した、エコテラスグループのソリューション事業部は、幼保園等の特殊施工、家屋修繕、電力削減システム等、グループの新たな価値提供を創出しながら、先述の寺西マネージャーの強力なリーダーシップの下、着実に売上を伸ばしている部門です。
このソリューション事業部の会議傍聴として参加した星山淳奈のレポートに、「自分の伝えたいことを相手に分かりやすく伝える訓練として、発言時間に制限時間内（1分）を設けている」とありました。
少し前に、私もオブザーバーとして参加して事がありますが、その歳も活気のある素晴らしい会議でしたが、自己修練の要素が加わり、更に良い「場」にアップデートされているようです。
ソリューション事業部の会議風景
会議の心得
私自身、会社のマネジメントにおいて、会議運営については試行錯誤を繰り返してきました。
その経験上、会議の目的を明確にした上で次に必要なのが会議の「ルール」です。
もし、誰かに「会議のあり方」について聞かれたら、会議とは「集団で考える場」と答えます。
価値観や考え方の違う人が「集団で考える」わけですから、うまくいかなくて当然です。
うまくいかないからこそ、それをうまく進める為の「ルール」が必要です。
そのルールを「会議の心得」として明文化し会議室に掲示しています。
この「ルール」の浸透にはいささか時間がかかりますが、これを乗り越えてようやく会議の「下地」が整い、次のステップへと進むことが出来ます。
目線の大切さ（物理的目線）
次のステップで大切なのが「目線」です。
この目線には、「物理的目線」と「心理的目線」からのアプローチが必要です。
「物理的目線」とは、会議中に何処を見ているか？ということです。
これに対するアプローチは比較的容易で、物理的環境を変えることで劇的に会議の雰囲気が変化します。
具体的には、発表者に顔を向ける ということですが、出来れば、発表者は起立するとか、みんなが見やすい前に出て発表するとか、話し手の環境を変えることで、自然と発表者に顔が向き、全体の目線が一方向に向くようになります。
そうすると不思議と参加者から「拍手」が出てくるようになり、発表者も「拍手」をされるような内容な話し方を意識するようになり、自然と全体的な雰囲気も良くなります。
エコテラスグループ全体会議でのワンシーン・・・発表者が前に立つと自然と目線が一つになります。
目線の大切さ（心理的目線）
「目線のズレ」を補正することが、「心理的目線」へのアプローチとなります。
会議には、職位、職歴、職域、年齢、経験等、それぞれ異なる人が参加します。
この相違が「目線のズレ」を生み出し、公平な発言や、斬新なアイディアの発掘への妨げとなります。
会議だけでなく組織運営の妨げとなる目線のズレ
この「目線のズレ」への対応としては、職位、職歴、職域、年齢、経験等の上位者が、そうではない人の話をよく聞くことが大切です。
そしてただ「聞く」でなく「聴く」ことが重要です。
・・・・よく言われる「傾聴（けいちょう）」ってやつですね。
この「傾聴」を積み重ねることで目線が一致し、公平な発言や、斬新なアイディアの発掘につながります。
先輩や上席は傾聴の箱を積むことでメンバーを目線を一致させる
「傾聴力」は「引き出す力」・・・もっというと「引き上げる力」ですね。
議論ではなく対話を
物理的目線、心理的目線のステップを超え、傾聴力が高まると、話し合いの質が高まります。
ここが会議の目指すべきところ・・・つまり「対話」の場とすることです。
【雑談】
テーマやルールなしに自由に話す
【会話】
テーマについて話し合う
【議論】
テーマについて意見をぶつけ合い答えを出す
【対話】
テーマについてルールのもとに話を聴きあい、相互理解を深め、気づきを促す
「実事求是」（じつじきゅうぜ）
それなりに時間はかかりますが、対話が出来るようと、「実事求是」（じつじきゅうぜ）という考え方で、「対話」の質を高めていきます。
私は、経営を学ぶ為に、中小企業家同友会という経営者のコミュニティーに参加しており、この「実事求是」は、その会の先輩経営者が教えてくれました。
【実事求是】
事実を実証することで、真理を追求し、物事の真相をあきらかにしていくこと。事実に基づいてこそ、真理は求められるということ。
引用：goo辞書より
真理とかって少々難しい概念なので、私なりに解釈するとこうなります。
人間は「対話」の中で、物事の意味付け、自分たちの生きている世界を理解可能なものとしているが、人が物事を意味づけるときに、一人でそれに向かっているのではない。
相互理解を深めていくには、単に「客観的事実（知識・情報・データ等）そのもの」を知っているだけでなく、「客観的事実に対する意味」を創造・共有していくことが重要。
対話 ≒ 意味の共有化 ≒ 認識の一致
これについては以前こちらのブログにも投稿したことのある、「共有の３段階」に通ずるものがあります。
【共有の３段階】
■深度1:知っている（聞く）
┗事実の共有（文字、数字）
■深度2:わかっている（訊く）
┗意味の共有（意味がわかっている）
■深度3:思いをわかっている（聴く）
┗思いの共有（考え方がわかっている）
対話力を高める「グループ討論」
私が参加している、中小企業家同友会では、あるテーマについて話し合い、認識を合わせる「グループ討論」に力を入れています。
私自身、「グループ討論」を重ねることで、「対話力」の向上に繋がったと思っているので、社内でも率先垂範し「グループ討論」を導入しています。
社内でのグループ討論の様子・・・共通のテーマについて数名の複数グループで対話を繰り広げます。
ファシリテーター役のグループ長は、制限時間内で討論をまとめなければいけないので大変ですが、場数を踏むと対話力がかなり向上します。
仕事は準備が8割！
会議に入る前にアイスブレイクとして、チェックインや自己PRのプレゼンテーションを実施するのも効果的ですね。
五月雨式に色々書きましたが、尽きるところ、ただなんとなく会議をするのではなく、主宰者は共感を生むパッションに基づきしっかりと事前準備をすることが大切ですね。
仕事は準備が８割ですから・・・・。
フロアコーティング 「エコプロコート」
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