エコプロコート代表 伊藤 です。
まだまだ寒い日が続きますが、なんだかんだで、後10日もすれば4月に突入します。
4月といえば入学、入社シーズンですが、私達エコテラスグループには、4月1日より3人の新入社員（内2人は大学新卒）が入社します。
そんなこんなで、新横浜のオフィステナントビルの2フロアに勤務するスタッフが60名近くになり、デスク数不足問題が再浮上してきました。
ということで、今更ながら、私自身オフィス フリーアドレスに率先チャレンジすることを決意しました。
オフィス フリーアドレス
オフィス フリーアドレスって？
例によってChatGPT先生はこう答えてます。
オフィス環境における「フリーアドレス」とは、従業員が固定された席を持たず、自由に座ることができるワークスペースのシステムを指します。従来のオフィスでは、各従業員には固定の席が割り当てられ、その席にデスクや書類、パーソナルアイテムが配置されていました。しかし、近年では柔軟性や効率性を重視する考え方から、フリーアドレス制度を導入する企業が増えています。
フリーアドレス制度では、オープンスペースにある席を従業員が自由に選び、その日の業務や作業内容に応じて座ることができます。たとえば、プロジェクトごとに異なるチームが組まれる場合、そのチームメンバーは一緒に座ることができ、コミュニケーションや情報共有がスムーズに行える利点があります。
このシステムの利点には以下のようなものがあります。
・柔軟性と自由度の向上: 従業員は自分の作業スタイルやニーズに合わせて席を選ぶことができるため、より快適に作業を行うことができます。
・コラボレーションの促進: チームメンバーが一緒に座ることで、コラボレーションや情報共有が自然と行われる環境を生み出します。
・スペースの効率的な利用: 席が固定されていないため、空き席を効率的に活用することができ、オフィス全体のスペースを最適化することが可能です。
・社員間の交流: フリーアドレス制度では、異なる部署やチームの人々が近くに座ることがあり、これが新しいアイデアやアプローチの発展につながることもあります。
ただし、個々の作業スタイルや好みによっては、このシステムが合わない場合もあります。例えば、プライバシーを重視する人や、一定のデスク環境を持つことで作業効率が高まる人にとっては、フリーアドレス制度が不向きかもしれません。
企業がフリーアドレス制度を導入する際には、従業員の声やフィードバックを取り入れながら適切なバランスを見つけることが重要です。
オフィス フリーアドレスのメリット・デメリット
【フリーアドレスのメリット】
1.柔軟性と自由度の向上:フリーアドレス化は、従業員が自分の作業スペースを選択できるようになるため、柔軟性が増します。作業内容やチームの構成に応じて、適切な場所を選ぶことができます。
2.コラボレーションとチームワークの促進:従業員が固定された席に縛られず、自由に移動できるため、他のチームや部署との交流が促進されます。新しいアイデアやプロジェクトに対するコラボレーションがしやすくなります。
3.空間の最適利用:フリーアドレス化により、従業員の利用頻度が高いエリアを最適化することができます。空き席の割合が減少し、オフィス全体の効率が向上します。
4.コスト削減:従業員ごとに固定の席を用意する必要がなくなるため、空席が発生した場合でもコストがかからない利点があります。
5.モバイルワーキングの促進:フリーアドレス化は、従業員が自宅や外出先で仕事をする機会を増やすことができるため、ワークライフバランスの向上につながります。
【フリーアドレスのデメリット】
1.席の確保とストレス:人気のあるエリアやデスクを利用するために、朝早くからオフィスに入る必要があることがストレスになる可能性があります。
2.コミュニケーションの障害:フリーアドレス化はコラボレーションを促進する一方で、席が固定されていないため、同じチームメンバーや同じ部署とのコミュニケーションが減少する可能性があります。
3.プライバシーの喪失:席が固定されていないため、個人のプライバシーが守られにくくなることがあります。重要な会議や個人的な電話がしにくくなる可能性があります。
4.整理整頓の難しさ:席が固定されていないと、作業スペースを整理整頓するのが難しくなることがあります。従業員が席を移動するたびに、その場所を整える必要があります。
5.トレーニングの必要性:フリーアドレス化を導入する際には、従業員に新しいシステムやルールについてのトレーニングが必要となります。そのための時間とリソースが必要です。
ハイブリッド フリーアドレス
・・・とまあ、メリット・デメリットが存在するフリーアドレスですが、今回、フリーアドレス化するのは私だけなので、厳密には完全なフリーアドレスではなく、ハイブリッドフリーアドレスとなります。
※ハイブリッドとは、異質のものを組み合わせた混合物のことを意味する表現
わかりやすくいうと（笑）私だけ固定のデスクを持たずに、その日その日で休暇や外出等でスタッフ不在の席を転々とするイメージです。
今回はその準備編ということで、フリーアドレスにかかる準備をまとめてみました。
①自席の荷物を整理する
デスク数不足が課題の一つなので、まずは自分がこれまで使用していた席を空けるため荷物を整理します。
恥ずかしながら散らかっている私のデスク周りです。（笑）
あまり使っていないキャビネットロッカーを殻にして荷物を整理しながらロッカーに収めていきます。
勿論、鍵付きロッカーで施錠管理が前提となります。
②ロッカーに荷物を収納する
当然ながら、あまり使用しないものは上部へ収納し、普段使うものは、コンテナボックスに入れてすぐに取り出したり、場合によっては持って移動出来るようにしました。
③普段使う備品をまとめる
元々、通勤や外出時に使っているビジネスバッグには、ノートパソコンと一緒に小さなガジェットポーチ（写真右）を入れてましたが、社内移動用に新たに大きめなガジェットバッグ（写真左）を購入し、筆記具や文具、電卓やPC配線を入れることにしました。
これで毎日の席移動も便利ですし、間借りする席の備品は使わずに済みます。
間借りした席に使用した痕跡があると、その席の使用者は良い気持ちはしないと思うので、その点に十分に配慮し、普段使うものはすべて持って歩くことにしました。
モニターを持って移動するかは、実践しながら考えることにしましたが、基本的には、ノートPC、マウス＆キーボード、その他備品を持ってその日の席探しをすることが1日のスタートとなりそうです。（笑）
なんだか、家を持たずにキャンピングカーで毎日移動して生活するようなワクワクした気分です。
今後、フリーアドレスの実践報告をこちらのブログでしていきたいと思います。
フロアコーティング 「エコプロコート」
わんちゃん用フロアコーティング「愛犬の床」
